Работа с конфиденциальными данными, изложенными на бумажных носителях, несёт за собой риск разглашения. Сегодня уделяется много внимания политике защиты конфиденциальной информации, но по-прежнему сотрудники выбрасывают распечатанные документы в урну.

Политика безопасности документооборота.

Обязательное грамотное уничтожение напечатанных данных по истечению срока хранения– один из ключевых моментов в политике безопасности бумажного документооборота. Небрежно оставленный документ с конфиденциальными данными может стать инструментом для нанесения ущерба и повлечь за собой нарушение закона РБ "О защите персональных данных", принятого 2 апреля 2021 года.

Менеджеры компании Офистон рекомендуют сотрудникам компаний, работающим с информацией на бумажных носителях, внимательно относится к уничтожению данной документации.  Воспользуйтесь планом  по актуализации политики безопасности бумажного документооборота:

* Определить перечень документов, подлежащих уничтожению по истечению срока хранения

Распечатанные данные сопровождают процесс деятельности компании. Стоит составить перечень документов, которые подлежат обязательному уничтожению.

* Обучить сотрудников

После составления перечня проводим обучение по обращению с утратившими актуальность данными. Добавьте наглядную информацию, например, обучающий плакат возле принтера, а Перечень стоит внести в список для ознакомления новым сотрудникам компании.

* Упростить процесс уничтожения документов

Шредеры отличаются по времени непрерывной работы, количеству уничтожаемых одновременно листов и объёму корзины. Существует деление по уровню секретности уничтожителей. Перед заказом техники ознакомьтесь с этими показателями, либо обращайтесь к менеджеру Офистон за консультацией

* Обеспечить грамотное архивирование документов

Обратите внимание на хранение используемых документов в период срока действия. Для грамотной организации не обойтись без достаточного количества папок на кольцах и папок-регистраторов.

Следуя этим  правилам, можно не допустить  распространения конфиденциальной информации, не нарушать законы Республики Беларусь и уберечь компанию от негативных последствий