Как упростить процесс архивации документов
Две основных задачи архивации – это систематизация архива для упрощения поиска документов и обеспечение сохранности информации до истечения срока хранения.
Систематизировать документы поможет составление номенклатуры дел – перечня наименований дел. Документы обычно хранятся в папках, сгруппированные по видам – накладные, счета-фактуры, авансовые отчёты, договоры и др. При группировке стоит учитывать сроки хранения.
План по разработке номенклатуры дел:
- составить перечень внутренних, исходящих и входящих документов
- сформулировать названия дел, для простоты добавляя буквенный либо цифровой индекс
- определить срок хранения дел
Организация хранения документов.
Для архивного хранения предназначены:
Картотеки, которые удобны в организации с небольшим количеством документации;
Картотеки, которые удобны в организации с небольшим количеством документации;
Архивные коробки, которые позволяют не только хранить, но и транспортировать документы. По типам архивные коробки делятся на:
- универсальные (коробка с боковой прорезью и ручкой для переноски)
- закрытый архивный короб (крепкий, можно использовать для транспортировки)
- горизонтальный архивный бокс (используются в офисах, оборудованных отдельным помещением для хранения документации)
- вертикальные архивные папки (для документов, которые непосредственно используются в работе)
- материал корпуса( долговечнее и надёжнее модели из металла)
- тип замка( кодовые, механические, электронные)
- устройство внутреннего оснащения шкафа
Составлять архив стоит правильно. Чем быстрее сотрудники смогут найти нужную документацию, тем больше времени смогут посвятить решению рабочих задач.